メールはもう古い？さまざまな企業で活用が進む「ビジネスチャット」

ビジネスでの連絡手段は時代の変遷・IT技術などの進歩により、いろいろなツールが使われるようになった。近年ではビジネスの現場でも、メールにとって代わる連絡ツールとして、「ビジネスチャット」の活用が一般的になりつつある。

いずれのビジネスチャットも、ワンタップでスタンプのようにリアクションができる機能が搭載されており、手軽にコミュニケーションを行うことが出来る。また、メールではありがちな定型文も不要な為、作業自体の時間短縮にも繋がる。

ビジネスチャットのメリットは、時と場所を選ばず連絡が取れる、動画や画像、位置情報などを簡単に共有できるといったことが挙げられる。また、アプリを通じて複数のデバイスですぐにアクセスでき、直感的な動作で手軽に扱える点でも優れている。社内にいるときはPC、出先ではスマホでやりとりしたり等、自分宛の連絡をすぐに確認したりもできる。

また、チャットの部屋を複数設置できるため、社内全体のチャット、部署ごとのチャット、取引先とのチャットなどいろいろな活用方法が可能。また、チャット部屋は会議用や打合せ用、プロジェクト用など一時的な連絡にも有効だ。

そして、アプリを通じることで万が一のメールサーバーダウンや災害発生時など、不測の事態が発生しても連絡を取り続けることができる。通常業務の円滑化のほか、企業のBCP対策としてビジネスチャットの導入を進める企業も多くなっているのだ。

それでは、従来のメールでの連絡とビジネスチャットでの連絡の違いを見てみよう。

業務特化のビジネスチャットであるため、実際の連絡で使い勝手の良いスタンプも多く取り揃えている。上記の絵でいくと「成功」マークであるが、他にもワンタップで回答まで完結するYes/Noスタンプ、あらかじめ質問と選択肢を作成、受信側はワンタップで回答ができるセレクトスタンプなど、限られた時間の中でのコミュニケーションを円滑にする仕組みが多い点は『direct』が選ばれる理由の1つだ。
また近年では、さまざまなビジネス現場の状況をスムーズに理解してもらうため、動画や撮影画像などを共有する機会が増えてきている。当然、『direct』においてもそれらのデータを共有することが可能なうえ、動画のスピード調整や静止画の簡単な編集といった機能まで備わっている。

本来のメイン業務を効率的にまわすためには、共有や報告などの雑務はなるべく簡単に行えることが望ましい。ビジネスチャットの利用はメールの定型文が不要で、共有・指示・報告などのやり取りが容易にできることが最大のメリットであるだろう。

もちろんそれだけではない。ある企業では非常災害時における情報共有ツールとして利用されており、「一斉送信」や「既読/未読表示」という特徴が活かされスピード感ある対応と確実な情報共有を可能にしている。また別の企業では、チャットボットとの連携によって業務をより円滑にするようなシステムを構築するなど、単なるビジネスチャットとしての枠組みを超えた新しい価値をも生み出しているようだ。

このように、ビジネスチャット『direct』は、さまざまな業種・業態で活用されている。
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