働き方改革はペーパーレスから！
moreNOTEで業務効率化と経費削減をWで実現

「一億総活躍の実現」を目指し、加速度的に進む働き方改革。ペーパーレス化は働き方改革推進のカギをにぎっているが、実は1970年代ごろから提唱されてきたことをご存知だろうか。その頃に登場したコンピューターの開発や電子メールなどが、ペーパーレス化の黎明期となった。その後ワープロ・パソコンなどの普及と共にエコブームがひろがり、「資源の無駄遣いはやめよう」という風潮がさらに強まっていく。現在はご存知の通り、クラウドサービスの発展やスマートデバイスの所有率の高さなどから、ペーパーレス化が進んでいる。

しかしこれだけ長期にわたり提唱され続け環境が整っているにも関わらず、ペーパーレス化の進行は遅い。紙の方が分かりやすいという理由や、データの消失や複製のリスク、またデータは簡単に複製できるため原本がわかりにくくなる、というデメリットがその理由だろう。

このペーパーレス化は、政府が掲げる一億総活躍社会の実現を目指す「働き方改革」に大きく影響する。少子高齢化による労働力不足は深刻であり、一定の労働力を確保するためにもテレワークなど必要に応じて時間や場所の制約を取り除いた働き方へのシフトは、働き方改革を推進するための必要条件の1つだ。

テレワークのスムーズな運用には距離や場所などの物理的影響を受けない、ペーパーレス化が必要不可欠。ペーパーレスが働き方改革の「一丁目一番地」と言われる所以はここにある。

ペーパーレス化は会議の場でも進んでいる。従来会議や打ち合わせの場では、人数分の資料を出力しセットしておく必要があり、会議前日には残業することも少なくなかった。資料を揃えてから間違いに気がつき、一から出力し直した経験がある人もいるのではないだろうか。

ペーパーレス会議であれば事前の配布資料準備は不要で、会議資料中の文字の間違いや差し替えの必要が生じても、すばやい対応が可能となる。また会議に参加する側も必要に応じて資料データを拡大したり、キーワード検索により、見たいページをすぐに探したりすることも可能だ。そして何と言っても紙やインクを使用しないので、コスト面でも大きなメリットがある。

働き方改革のカギを握るペーパーレスへの取り組みは、電子帳簿法の緩和などで政府も後押し。1998年に制定されたこの法律は、紙による保存が義務付けられていた契約書などの書類をデータ保存することを認める法律だったが、その保存形式に指定があるだけでなく、書類の原本保管などが義務付けられていた。その後2016年・2018年に改正され、法令のさまざまな項目において「スキャン機器の緩和」「原本破棄が可能」など規制緩和が進行。今後はこの電子帳簿法の緩和によってペーパーレス化が加速度的に進むと予測されている。

次に、ペーパーレス化による具体的なメリットを、事例を中心に見ていこう。

人口約4.7億人を擁する関東地方の一自治体。ここで行われる議会では、毎回配布される資料の厚みが約10センチにも及び、印刷コストと準備の手間を改善したい、というところからペーパーレス化が検討された。

地方自治体の議会という特性から80代後半など高齢の議員もおり、ペーパーレス化への風当たりは強いと予測されたが、誰にでも分かりやすいツールの選定と他自治体の先行事例などからペーパーレス化に踏み切ることができた。

またペーパーレス化を押し付けるのではなく、まずは紙と電子データ資料のセットでペーパーレス化をスタート。ほどなく多くの議員が自発的に電子データのみで議会に挑むようになり、年間換算で約10万枚のコピー用紙が節約できる見通しとなった。またエリア住民からの問合せや相談などがあった場合でも、必要な情報や図面などを電子データでいつでも確認できるため、正確・迅速に回答することが可能となり、エリア住民とのコミュニケーションにも役立っている。

次に創立70年近い歴史を誇る、従業員220名の老舗中堅ゼネコンの事例を見てみよう。
同社の30名近くが出席する経営会議には、ひとりあたり約90枚にも及ぶ資料を持参する必要があり、修正があった場合の差し替えの手間のほか、なんと一回の会議のために2,700枚もの用紙を消費していた。

ペーパーレス化を導入してからは、物理的な用紙の節約効果はもちろん、そのほかにもさまざまなメリットが。端末で見やすいようにと資料内容の要点をしぼった結果、資料のページ数が減少し、資料作成にかかる時間も削減。そのほかテレビ会議と併用することで、同じ資料をデータで共有しながら遠隔地での会議参加が可能になった。

民間企業の場合、ペーパーレス化導入における効果の数値化も重要だ。同社では導入から5ヶ月間で164,880円、資料準備時間660時間をも削減する試算が算出された。

前述したように法整備も整い、長期にわたり提唱されてきた「ペーパーレス化」に改めて注目している企業も多いだろう。ペーパーレス化推進のために重要なカギを握るのが、ツール選びだ。

moreNOTEとは、「かんたんでセキュアなペーパーレスシステム」。その特徴は大きく次の3つだ。

moreNOTEでは、フォルダー形式で会議資料や議事録を保管するのはもちろん、カレンダー形式で会議資料や予定を表示。時系列に整理されるので、すばやく資料にアクセスすることが可能だ。また同期機能をつかうことで現在説明している内容にフォーカス。遠隔地でも確実に意思を共有することができる。

moreNOTEは、金融業界も認めたセキュリティ機能。資料の暗号化や端末認証、閲覧時間の制限設定が可能で、資料を安全に共有することが可能となっている。

ペーパーレスによるコスト換算も、moreNOTEならお手のもの。ログから、作成資料に関わる紙のコストや準備時間を数値化し、ペーパーレス化の効果測定をおこなうことができる。

このほか、スマートフォンを活用して隙間時間を有効に使ったり、検索機能を使用して、どの資料に何が書かれているかを瞬時に探し出したりすることが可能。資料作成の手間軽減だけでなく、大量の書類に埋もれがちな情報検索を容易にするなど、業務効率化に効果的だ。

moreNOTEのもう一つの特筆すべき点がその導入しやすい価格だ。サービスは「クラウド版」「オンプレミス版」「オンプレミス スタンドアローン版」の3種。「オンプレミス版」は『クラウド版はちょっと...』という企業向けで、moreNOTE用のサーバーを自社に置いて自社管理を行う形式。また、「オンプレミススタンドアローン版」は、moreNOTEサーバーをスタンドアローン版として構築し、ローカルネットワーク接続を行うことで高セキュリティを担保する形式だ。

その中で、クラウド版の価格を見てみよう。

40人で運用する場合、月間ランニングコストは42,000円（税抜）。そのほかのプランは運用人数や環境によっても異なるので、別途見積もりとなる。

多くの企業が導入しているペーパーレス化ツール「moreNOTE」、まずは気軽に始めてみてはどうだろうか。

※金額は2019年7月時点

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